/Дата на актуализация: 09 Март 2020 година/
Това споразумение се прилага при съхранение на кандидатури и управление на взаимоотношенията на Работодатели с кандидати за работа в JobSpace.bg и е неразделна част от Условията за използване на САЙТА, които се възприемат като ДОГОВОР сключен между Джоб Спейс и Работодателите, при потвърждаване на регистрацията от тях. В случай, че Работодателите използват обяви с външно кандидатстване към външна система за проследяване на кандидатите или фирмен сайт, JobSpace.bg не носи отговорност за тях.
I. ПРЕДМЕТ НА НАСТОЯЩОТО СПОРАЗУМЕНИЕ
Чл. 1 Джоб Спейс ООД като собственик на сайта за работа JobSpace.bg, в качеството си на Обработващ лични данни от името и за целите на Администраторите на лични данни (Работодателите), сключва това споразумение за обработка на лични данни, по смисъла на чл. 28 от Общия регламент за защита на данните - Регламент (ЕС) 2016/679 и действащото местно законодателство, с Работодателите, използващи JobSpace.bg. Настоящото СПОРАЗУМЕНИЕ ЗА ОБРАБОТКА НА ЛИЧНИ ДАННИ определя задълженията на ОБРАБОТВАЩИЯ (ДЖОБ СПЕЙС ООД) и на АДМИНИСТРАТОРА (РАБОТОДАТЕЛЯ използващ Услугите на сайта JobSpace.bg) за краткост СТРАНИТЕ по отношение на пълна конфиденциалност на информацията и защитата на личните данни, които произтичат от дейностите на Обработващия лични данни.
II. ДЕФИНИЦИИ:
„Администратор на лични данни” е физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на ЕС или в правото на държава членка.
„Обработващ лични данни“ означава физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която обработва лични данни от името на администратора.
„Обработване на лични данни“ е всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожавани.
III. СРОК НА НАСТОЯЩОТО СПОРАЗУМЕНИЕ
Чл. 2 Срокът на настоящото Споразумение е до приключване на дейностите по обработване съгласно Условията за използване на сайта JobSpace.bg или до прекратяване на Работодателския акаунт, освен ако не е установено нещо различно в настоящите Условия или в действащото законодателство.
IV. ЦЕЛИ НА ОБРАБОТКАТА
Чл. 3 Обработващият лични данни (Джоб Спейс ООД) се задължава да обработва лични данни за целите на предоставяне на Услугите на САЙТА JobSpace.bg в полза на Работодателите (Администратори), а именно осигуряване на възможности да получават кандидатури по техни обяви в Работодателския акаунт, да използват функционалности за техния преглед, съхраняване, класификация, експорт, изтриване, да търсят, контактват и управляват професионални профили на търсещи работа, използващи САЙТА JobSpace.bg и др. под.
V. ВИДОВЕ ЛИЧНИ ДАННИ, КОИТО СЕ ОБРАБОТВАТ
Чл. 4 Информацията и документите, съдържащи се в изпратените към акаунта на Работодателя кандидатури от субекта на данните, както и размяна на съобщения между тях, търсене и разглежданена професионални профили на субекти на данни, които са дали своето съгласие профилът им да се търси.
VI. КАТЕГОРИИ СУБЕКТИ НА ДАННИ
Чл. 5 Кандидати, изпратили кандидатури по обяви за работа на Работодателя (Администратора) посредством техническите възможности (функционалности) на Сайта JobSpace.bg.
VII. РОЛИ НА ДЖОБ СПЕЙС ООД В КАЧЕСТВОТО НА АДМИНИСТРАТОР И ОБРАБОТВАЩ ЛИЧНИ ДАННИ
Чл. 6 Джоб Спейс ООД, като собственик на сайта за работа JobSpace.bg, обработва лични данни в качеството си на Администратор на лични данни за Представителите (физически лица) на Работодателите. При добавяне на допълнителни лица за контакт в акаунта на Работодателя, Вие декларирате, че имате необходимото съгласие на тези физически лица, представители на работодателя и че те предварително са запознати с политиката за защита на лични данни на JobSpace.bg за физически лица, представители на Работодателите, както и за физически лица, регистрирани като Работодатели.
Чл. 7 JobSpace.bg като технологична платформа осигурява възможност на Работодателите да управляват кандидатури на търсещи работа, които самостоятелно са кандидатствали по обяви на Работодателите, като в ролята си на доставчик на тази услуга Джоб Спейс ООД е Обработващ лични данни. А Работодателите са Администратори на лични данни по отношение на получените кандидатури.
VIII. ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА РАБОТОДАТЕЛЯ (АДМИНИСТРАТОР НА ЛИЧНИ ДАННИ)
Чл. 8 В качеството си на Администратор на лични данни по отношение на тези Условия, Работодателят:
1. определя целите и средствата за обработването на личните данни, като публикува обяви за отворени позиции за работа и съхранява и управлява кандидатури за целите на подбора. Работодателят се задължава да не обработва личните данни на Кандидатите по негови обяви за цели различни от и несъвместими с посочените тук;
2. като Администратор е отговорен за избора на правно основание съгласно Регламент (ЕС) 2016/679, на базата на което обработва получените кандидатури;
3. се задължава да разпише политика за защита на личните данни, която да е достъпна за кандидатите, преди кандидатстване по обява;
4. се задължава да спазва всички изискванияна Регламент (ЕС) 2016/679 по отношение на защитата на лични данни, както и да гарантира спазването на регламента от своите Представители, персонал или други лица, които имат достъп до личните данни;
5. се задължава да въведе подходящи технически и организационни мерки, за да гарантира и да е в състояние да докаже, че съхранението и обработването на лични данни се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679;
6. да предостави координати за връзка по въпроси свързани със защитата на лични данни, на които да получава запитвания от кандидати във връзка с упражняване на техните права, както и да е в състояние да изпълни исканията им и/или да върне мотивиран отказ в предвидените от Регламент (ЕС) 2016/679 срокове;
7. да не изисква, посредством JobSpace.bg, по никакъв повод, от Кандидатите по негови обяви, изпращането на специални категории данни по смисъла на чл. 9 и чл. 10 от Регламент (ЕС)2016/679;
8. се задължава да информира Обработващия лични данни преди всяко обработване за цели, които не са предвидени в това Споразумение за обработка на данни.
9. се съгласява JobSpace.bg да използва подизпълнители с цел предоставяне на Услугите.
10. се задължава да преглежда и да изтрива от своя Работодателски акаунт своевременно лични данни (кандидатури), за чието обработване няма правно основание или същото е отпаднало.
11. се задължава да не съхранява в акаунта си и да не извлича и обработва данни, за които няма правно основание за обработване или за които същото е отпаднало.
12. се задължава да получи изрично съгласие от кандидатите, кандидатствали по обяви във неговия акаунт, в случай че иска да използва техните лични данни и за бъдещи подбори. Джоб Спейс ООД не носи отговорност за последващо обработване на информация за Кандидати, от които Работодателят не е получил надлежно съгласие за обработване.
IX. ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА ДЖОБ СПЕЙС ООД (ОБРАБОТВАЩ ЛИЧНИ ДАННИ)
Чл. 9 В качеството си на Обработващ лични данни по отношение на получаването на кандидатури и съхранението им в акаунта на Работодателите, Джоб Спейс ООД:
1. се задължава да обработва лични данни от името и за целите на предоставяне на Услуги на Работодателите (Админитратори на лични данни), при стриктно спазване на тези Условия и съгласно Инструкциите на администраторите.
2. се задължава да не обработва информация относно кандидати по техни обяви за цели, различни от определените в тези Условия, освен в случаите, когато е длъжен да направи това по силата на действащото законодателство или в случаите, когато е в ролята на Администратор.
3. се задължава да спазва инструкциите на Работодателя (Администратора), направени посредством наличните в САЙТА функционалности. Работодателят се съгласява, че ще подава своите инструкции по предвидените за това в Сайта начини и че неговите инструкции ще са в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679.
4. се задължава да информира Работодателя, ако в определени от закона случаи бъде задължен да запази и да разкрие на компетентните органи информация, която обработва от негово име, освен в случаите, когато това е забранено от закона.
5. се задължава да обработва личните данни, свързани с предоставянето на Услугите на територията на Република България. JobSpace.bg не използва оборудване за обработване на лична информация извън ЕС.
6. използва подизпълнители за обработване на личните данни (като ИТ доставчици и др.) и се задължава да изисква от подизпълнителя поемането на аналогични на поетите от JobSpace.bg договорни ангажименти и ниво на защита. Подизпълнителите ще бъдат задължени да не обработват такива данни за каквито и да е други цели, освен във връзка с предоставяните от JobSpace.bg. С това споразумение, Работодателите дават своето съгласие за използването от Джоб Спейс на подизпълнители с цел предоставяне на Услугите.
8. се задължава да осигури в САЙТА технологична възможност в акаунта на Работодателя да се съхраняват и управляват кандидатури по обяви до изтриването от страна на Работодателя или негов представител, но не по-късно от предвидения срок от 6 месеца от датата на кандидатстване на търсещия работа или до изтриването ѝ от самия кандидат.
9. се задължава да подсигури автоматично изтриване на кандидатури в акаунта на Работодателя след изтичане на 6 месеца от датата на кандидатстване на търсещия работа.
10. да осигури технологична възможност (функционалност) в Сайта на Кандидатите по всяко време да изтриват от акаунта на Работодателя своите изпратени кандидатури.
11. да подсигури автоматично изтриване на всички кандидатури, намиращи се в акаунта на Работодателя, при прекратяване на регистрацията му в Сайта, освен в случаите, когато това е забранено от закона. Ако Работодателят има законово основание и желае да съхрани тези данни, е необходимо да направи това преди закриване на акаунта, като използва функцията за експорт.
12. се задължава да прилага подходящи технически и организационни мерки по такъв начин, че обработването да протича в съответствие с изискванията на Регламент (ЕС) 2016 / 679 и да осигурява защита на правата на субектите на данни.
13. се задължава да оказва необходимото съдействие за извършване на одити и проверки от компетентен надзорен орган относно възложените му от Работодателя дейности по обработване на лични данни.
14. се задължава да уведоми Работодателя, в случай на проверка, предприета от надзорен орган по защита на личните данни във връзка с обработване на информация относно Кандидатите, постъпила в акаунт на съответния Работодател, освен в случаите, когато това е забранено от закона;
15. се задължава да уведоми Работодателя, в случай че установи, че не е в състояние да изпълнява задълженията си по настоящите Условия по каквато и да е причина;
16. се задължава да уведоми Работодателя, незабавно (но не по-късно от 24 часа от установяването му), в случай че установи нарушение на сигурността на информацията относно Кандидатите, съхранявана в Работодателския акаунт, като известието ще включва: описание на естеството на инцидента, включително, ако е възможно, категориите и приблизителния брой на засегнатите субекти на данни и категориите и приблизителното количество на засегнатите записи на лични данни; описание на евентуални последици от инцидента и описание на предприетите или предложени мерки за справяне с инцидента и/или намаляване на евентуални неблагоприятни последствия.
17. се задължава да съдейства на Работодателя при доказване изпълнението на задълженията му, свързани с възложеното от Работодателят обработване на лични данни;
18. се задължава да съдейства на Работодателя за уведомяване на надзорния орган в случай на нарушение на сигурността;
19. се задължава да подпомага, доколкото е възможно и разумно може да се очаква, чрез функционалностите на Сайта и чрез подходящи организационни и технически мерки при изпълнението на задълженията Работодателят да отговаря на искания за упражняване права на Кандидатите по негови обяви, свързани със защитата на личните им данни;
20. се задължава, при получаване на искане от Кандидат във връзка с упражняване на права съгласно Регламент (ЕС) 2016/679, свързани с получени от Работодателя кандидатури, да го информира, че е необходимо да се свърже директно с Работодателя на посочените от него контакти. Във връзка с това, Работодателят се задължава да поддържа актуални, по всяко време, контакти в Сайта.
X. МЕРКИ ЗА СИГУРНОСТ ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИ ДАННИ ПРИ ОБРАБОТВАНЕ
Чл.10 С оглед прилагане на адекватно ниво на защита на предоставените лични данни, ДЖОБ Спейс ООД следва нормативните изисквания за осигуряване на подходящите технически и организационни мерки за гарантиране на сигурност на обработването в съответствие с определеното ниво на риск за правата и свободите на субектите на лични данни. Подробно описание на мерките за сигурност на Джоб Спейс ООД, можете да разгледате в документа Технически и организационни мерки за защита ма JobSpace.bg.
1. Всички лица обработващи лични данни в Джоб Спейс ООД са внимателно подбрани и преминали инструктаж за работа с лични данни. Със същите са сключени споразумения за конфиденциалност и неразпространение на информацията.
2. Обработващият поддържа и прилага административни, технически и физически предпазни мерки за информационна сигурност и защита на личните данни, които гарантират постоянна поверителност, цялостност и наличност и предпазват, от случайно, неправомерно или неупълномощено унищожение, загуба, промяна, достъп, разкриване или използване.
3. Джоб Спейс е извършил оценка на въздействието върху защитата на данните и е предвидил защитата на данните на етапа на проектирането на услугите и процесите на дружеството, както и периодична оценка на риска с цел непрекъснато подобряване на Политиките за сигурност на информацията и личните данни.
4. Джоб Спейс ООД поддържа политика на резервираност на информация, с цел противодействие в случайна физически или технически инцидент.
5. Джоб Спейс преминава процес на редовно изпитване, преценяване и оценка на ефективността на техническите и организационните мерки с оглед да се гарантира сигурността на обработването.
6. В случай на нарушение на сигурността на личните данни, Джоб Спейс ще уведоми, без ненужно забавяне, Администратора и Комисията за защита на личните данни, но не по-късно от 72 часа от научаването за пробива, по реда на чл.33 от Регламент (ЕС) 2016/679. При опасност от висок риск за правата и свободите на субектите на данни, те също ще бъдат надлежно информирани за естеството на нарушението и приложените мерки за намаляване на неблагоприятните последици.
XI. ОТГОВОРНОСТ
Чл.11 Обработващият лични данни носи отговорност за вреди, произтичащи от извършеното обработване, само когато не е изпълнил задълженията по Регламента, конкретно насочени към обработващите лични данни, или когато е действал извън законосъобразните указания на Администратора или в противоречие с тях.
Когато Администратор или Обработващ лични данни е изплатил пълното обезщетение за причинена вреда, той има право да поиска от другите Администратори или Обработващи лични данни, участвали в същата операция по обработване на лични данни, да му възстановят част от платеното обезщетение, съответстваща на тяхната част от отговорността за причинената вреда.